Описание маршрута
Как задача проходит сейчас, кто её получает и где она задерживается. Можно начать с одного реального примера.
Автоматизация процессов
Превращаем цепочку ручных действий в процесс с понятным маршрутом, ответственными и точками проверки.
ОТ ЗАДАЧИ К СЦЕНАРИЮ
Что входит в работу.
Работа начинается с одного сценария: откуда приходит задача, какие проверки проходит и что должно оказаться у следующего участника.
Разобрать текущий процесс
Вместе с владельцем задачи описываем участников, входные данные, повторяющиеся действия и исключения.
РЕЗУЛЬТАТ ЭТАПАКарта процесса и границы первого сценария.
Определить правила переходов
Уточняем обязательные поля, условия согласования, роли и действия при неполных данных или отказе.
РЕЗУЛЬТАТ ЭТАПАМаршрут с условиями, ответственными и точками подтверждения.
Собрать и проверить сценарий
Настраиваем согласованные шаги. На примерах проверяем обычный путь, возвраты на уточнение и передачу исключений специалисту.
РЕЗУЛЬТАТ ЭТАПАПилотный сценарий и перечень проверенных ситуаций.
Подготовить команду к работе
Согласуем приёмку, инструкции и порядок изменения правил. Подключения к системам включаем в объём проекта отдельно.
РЕЗУЛЬТАТ ЭТАПАПонятный порядок работы и согласованный план запуска.
УЧАСТИЕ ВАШЕЙ КОМАНДЫ
С чего можно начать.
На первой встрече достаточно описать задачу. Эти материалы помогут уточнить объём работ и подготовить пилот.
Правила и исключения
Обязательные документы, условия согласования, примеры возвратов и нестандартных ситуаций.
Ответственные и системы
Владелец процесса, участники проверки и инструменты, в которых работают сотрудники. Доступы обсуждаем после определения сценария.
ПОНЯТНЫЙ ОБЪЁМ И РЕЗУЛЬТАТЧто получит команда.
Что получит команда.
И что важно учесть.
Состав результата и критерии приёмки фиксируем для выбранного сценария. У направления есть границы, которые обсуждаем до начала работ.
На выходе проекта
- Согласованный маршрут
- Этапы, роли, входные данные и условия переходов, которые команда может проверить.
- Сценарий и проверки
- Результаты пилота на выбранных примерах, включая возвраты и исключения.
- Основа для запуска
- Инструкции, критерии приёмки и границы дальнейшего развития процесса.
ЧТО ПРОВЕРЯЕМ НА ПИЛОТЕ
На пилоте проверяем, что задача проходит согласованный маршрут, неполные данные возвращаются на уточнение, а исключения попадают нужному специалисту.
Как проходит пилотКАК ЭТО СКЛАДЫВАЕТСЯ В РЕШЕНИЕ
Заявки на оплату
Иллюстрация применения направления. Подробный пример с исходными материалами и результатом открыт на странице решения.
На входе
Заявка, подтверждающие документы, сведения о лимитах и правила согласования.
Что делает Страда
Проверить заполнение, отметить исключения и передать заявку по заданному маршруту.
У специалиста
Реестр согласованных заявок для платёжного календаря. Решение об оплате остаётся у ответственных сотрудников.
ОТ КОМПЕТЕНЦИИ К ЗАДАЧЕ
Автоматизация бизнес-процессов.
Одно направление может участвовать в разных процессах. В каждом примере показаны входные данные, работа Страды, результат и связанные компетенции.
Заявки на оплату
Реестр согласованных заявок для включения в платёжный календарь.
Посмотреть процессПодготовка тендерной заявки
Пакет для проверки специалистом перед подачей.
Посмотреть процессДоговорные сроки и обязательства
Календарь обязательств и напоминания ответственным.
Посмотреть процессЕщё процессы с этим направлением
Типовые документы
Определить проверку проекта документа и передачу на согласование.
Закрывающие документы
Организовать контроль комплектности и подготовку запросов контрагентам.
Авансовые отчёты
Передать подготовленный отчёт и исключения на проверку сотруднику.
Дебиторская задолженность
Организовать проверку остатка и подготовку напоминаний ответственным.
Входящие заявки
Определить правила назначения менеджера и передачи обращения.
Коммерческие предложения
Передать проект менеджеру и выделить условия для согласования.
Следующие шаги по сделкам
Связать договорённости, контрольные даты и задачи менеджерам.
Распределение обращений
Определить очередь исполнителей и порядок передачи сложных обращений.
Претензии и возвраты
Организовать сбор недостающих сведений и проверку решения специалистом.
Заявки на закупку
Организовать маршрут проверки потребности и согласования закупки.
Предложения поставщиков
Передать сравнение и спорные условия ответственному за выбор.
Контроль поставок
Организовать разбор задержек и недопоставок ответственными.
Выход сотрудника
Связать задачи подразделений и контроль готовности к выходу.
Уход сотрудника
Организовать передачу дел, возврат имущества и подтверждения исполнителей.
Внутренние IT-заявки
Определить очередь поддержки и порядок передачи исключений.
Согласование доступов
Настроить маршрут согласования прав и подтверждения исполнения.
Итоги встреч и поручения
Передать поручения на подтверждение и согласовать правила контроля.
ОТДЕЛЬНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ
Продукты Страды.
Те же компетенции помогают определить применение продукта. Нужные функции, участие команды и возможность подключений уточняем для выбранной задачи.
ПРИМЕНИТЬ К ВАШЕЙ ЗАДАЧЕ
Начнём с вашей задачи.
Выберите в брифе автоматизацию процесса или продукт. Расскажите, что хотите изменить; направление перенесём в описание для обсуждения.